Αποστολή "newsletter"

To newsletter είναι ένα βολικό και εύχρηστο εργαλείο επικοινωνίας.
Είναι ένα  e-mail με τα νέα μας, ανά τακτά χρονικά διαστήματα.
Φαινομενικά ακούγεται απλό, αλλά και αυτό -όπως όλα τα μέσα- έχει τους κανόνες του.
 

Οι 10 εντολές:

- Ποτέ μην στέλνετε ένα newsletter με ορατούς τους πολλαπλούς παραλήπτες.
Είναι παράνομο και ανήθικο να γνωστοποιείτε προσωπικά στοιχεία σε τρίτους.

- Φροντίστε να υπάρχει δυνατότητα διαγραφής και να δουλεύει.
Όταν κάποιος διαγραφεί, μην τον προσθέσετε ποτέ ξανά στην λίστα σας.

- Αποφύγετε τα συνημμένα αρχεία.
Ελάχιστοι παραλήπτες θα διαβάσουν ένα συνημμένο αρχείο Word, PowerPoint ή PDF, το οποίο αποστέλλεται μαζί με το βασικό μήνυμα. Προτιμήστε να δώσετε μια παραπομπή στις σελίδες στο δικτυακό σας τόπο όπου περιέχεται αυτό το υλικό. Αν κάποιος ενδιαφέρεται πραγματικά, θα το επισκεφθεί.

- Φροντίστε να είναι ευανάγνωστο και αξιοπρεπές.
Αποφύγετε τις πολλές μορφοποιήσεις, τα μεγάλα κείμενα και τα φορτωμένα γραφικά. Εάν δεν έχετε την δυνατότητα σωστού σχεδιασμού, απλά παραμείνετε σε ένα απλό μήνυμα κειμένου με βασική μορφοποίηση. (βλ. εικ. 1.1).
Θυμηθείτε ότι ο χρόνος που θα δαπανήσει για αξιολόγηση του newsletter ο παραλήπτης, είναι 5". Αν σε αυτό τον πολύ σύντομο χρόνο δεν έχει καταλάβει τι ακριβώς έχει μπροστά του, το newsletter σας θα πεταχτεί στον κάλαθο των αχρήστων χωρίς δεύτερη ευκαιρία.

- Χρησιμοποιήστε απλή & κατανοητή γλώσσα και σύντομα κείμενα.
Η πληροφορία πρέπει να είναι σαφής και περιεκτική. Εάν ο παραλήπτης ενδιαφερθεί για περισσότερες λεπτομέρειες, μπορεί να επισκεφθεί την σχετική σελίδα στο site σας ή αλλού.

- Βάζετε πάντα ως subject στο e-mail του newsletter κάτι περιεκτικό, σαφές και δηλωτικό του περιεχομένου του e-mail.
Οι παραλήπτες δεν θα διαβάσουν το κείμενό σας - θα δουν τους τίτλους, ίσως θα διαβάσουν την πρώτη παράγραφο και θα ρίξουν μια πρόχειρη ματιά στο υπόλοιπο. Χρησιμοποιήστε κατανοητούς τίτλους, απλές λίστες και βάλτε τα σημαντικότερα σημεία με εντονότερα γράμματα. (βλ. εικ. 1.2)

- Μην στέλνετε πολύ συχνά newsletters, ούτε πληροφορίες που δεν είναι επουσιώδης.
Κρατήστε μια σταθερότητα στην συχνότητα της αποστολής και φροντίστε να στέλνετε επιγραμματικά μόνο σημαντικές πληροφορίες. Αποφύγετε λεπτομέρειες που ενδεχομένως δεν αφορούν όλον τον κόσμο.

- Μην στέλνετε newsletter σε ανθρώπους που δεν το έχουν ζητήσει ή δεν τους αφορά το συγκεκριμένο αντικείμενο.

- Μην ξεχνάτε να έχετε πάντα σαφή στοιχεία επικοινωνίας.
Βάλτε το λογότυπό σας στο πάνω μέρος σε κάποιο εμφανές σημείο και τοποθετήστε τα στοιχεία επικοινωνίας στο τέλος. Αν υπάρχει υπεύθυνος επικοινωνίας, προσθέστε το όνομά του. Ένα ενυπόγραφο μήνυμα αυξάνει το κύρος και τραβάει την προσοχή.

- Μην παραπέμπετε ποτέ σε links που δεν δουλεύουν ή δεν παρέχουν περισσότερη πληροφορία για το θέμα.
Μην προσπαθείτε να παραπλανήσετε ή εντυπωσιάσετε τους παραλήπτες, χωρίς κάποιον ουσιαστικό και χρήσιμο γι' αυτούς λόγο. Μην ξεχνάτε ότι κάθε εργαλείο επικοινωνίας αν δεν χρησιμοποιείται σωστά μπορεί να κάνει ζημιά στην εικόνα σας.